Un proyecto interminable por no planificar

La incorrecta gestión, suele ser el principal motivo por el que la mayoría de los proyectos, terminan siendo un pozo sin fondo; antes de perder tiempo, esfuerzo y dinero, conviene darle las riendas a una empresa especializada que se encargue del trabajo pesado a fin de garantizar no solo la ejecución de los mismos, sino incrementar las probabilidades de éxito, y es que los outsoucing servicios se convierten en una tendencia en alza.

¿Por qué acudir a la externalización?

Indistintamente del proyecto, emprender suele ser un proceso costoso que acarrea numerosas dudas, y más si se hace por primera vez; considerando esto, la pregunta de por qué utilizar outsorcing encuentra más rápida respuesta. Se habla de la estrategia empresarial en la que la gestión de los proyectos es externalizada, es decir, pasa a manos de una empresa o profesional contratado a fin de que se encarguen de la logística, metodología, ejecución y medición de los resultados con recursos ajenos a la organización dentro de un plazo determinado y con un presupuesto delimitado.

¿Qué es la planificación estratégica?

Dentro del método, la planificación estratégica corresponde al acto de la creación de planes a corto y largo plazo cuya finalidad es la de servir de guía a la organización en pro de alcanzar éxito continuo y en crecimiento dentro del mercado. En la deslocalización, los gerentes tienen la tarea de supervisar los proyectos – desde su concepción, hasta la ejecución –  haciendo malabares entre tantas obligaciones de gestión simultánea, mientras que el recurso humano de la propia organización, tiene tiempo de enfocarse en asuntos o actividades de puntual relevancia para la misma.

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¿Cuál es el rol del gerente en la planificación estratégica?

Dentro de la consultoría empresarial, el gerente de planificación tiene que verificar el correcto funcionamiento de cada uno de los aspectos necesarios para la ejecución del proyecto sin inconvenientes; en este sentido, no solo se responsabilizan de planificar los requerimientos de mano de obra y equipos, sino también los de índole financiera.

 ¿Cómo lo consiguen? a través de la elaboración de presupuestos y un plan de acción basado en decisiones que garanticen la ejecución del proyecto dentro de los límites pautados de tiempo y dinero. Esta es la razón por la que los proyectos estratégicos tienden a demandar ser atendidos por empleados cualificados y experimentados que no requieran orientación adicional en el trabajo.

Pasos para minimizar los riesgos en un proyecto con planificación estratégica:

Si bien no existe fórmula exacta que garantice el éxito, conviene seguir ciertas pautas puntuales que reducen el riesgo de fracasar en la ejecución de proyecto con planificación estratégica:

  1. Transferencia de riesgos: el primer paso es trasladar a manos especializadas – específicamente a expertos externos – el riesgo.
  2. Aplazamiento de riesgos: corresponde a la fase del proceso en el que se modifica el orden a seguir en el desarrollo de las actividades previstas.
  3. Reducción de riesgos: es la etapa propicia para minimizar la posibilidad de posibles contratiempos.
  4. Eliminación de riesgos: en este punto, se eliminan aquellos riesgos que pueden evitarse por completo; por ejemplo, si se conoce de alguna tecnología que supone uno, es el momento propicio para reemplazarla por otra.
  5. Aceptación de riesgos: es de suponer que existirán ocasiones en las que habrá de reconocer que no hay mucho – o nada – por hacer ante ciertas circunstancias, no quedando más que aceptar el riesgo, eso sí, contando con un plan de contingencia.
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Es por ello que las decisiones a tomar dentro de una planificación estratégica tienen que venir de la mano de:

  • Metas concretas: el primer paso en la planificación es responder ¿qué es lo que se pretende conseguir al final del proyecto? es decir, ¿Cuál es la razón por la que se está embarcando en ese proceso? de lo contrario no serán sólidas las bases que sostengan el resto de la pirámide.
  • Establecimiento de una estrategia: cada actividad debe estar reflejada en el plan de acción y orientarse en pro del o los objetivos valorados en el paso anterior.
  • Designación de responsabilidades: cada integrante del equipo de trabajo tendrá que tener claras sus funciones y actividades, de ello lo conveniente de contar con una lista de los contactos que formarán parte del proyecto.
  • Identificación de los parámetros que medirán el éxito: ante ello responder ¿Qué es lo que se considerará un triunfo? o lo que es igual, cuantificar los logros y fijar los hitos del proyecto. En este punto, es conveniente también determinar los posibles cuellos de botella.

Todo esto es más sencillo cuando lo hace un especialista en la materia; en resumidas cuentas, se ahorrará más externalizando que intentar darle rienda suelta al proyecto dentro de la organización.

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