Qué es un viaje de negocios; 7 razones para viajar por negocios

Qué es un viaje de negocios; 7 razones para viajar por negocios

En algún momento, el viaje de negocios parecía una actividad sólo al alcance de los ejecutivos de las grandes empresas. Cuando vas a una exposición de arte en la que se expone tu obra o realizas una investigación de campo para un cuadro, es un viaje de negocios y, por tanto, deducible de impuestos. Lo importante no es cuánto has vendido en la exposición o el éxito del viaje, sino que se trata de un viaje de negocios.

Si el viaje es principalmente por motivos de negociostodos los gastos razonables y necesarios relacionados con los negocios, incluidos el transporte, el alojamiento y el 50% del coste de las comidas, son deducibles. Si el viaje es principalmente por placer o por motivos personales, sólo pueden deducirse los gastos relacionados con el negocio. Prolongar un viaje de negocios por placer o hacer un viaje secundario no relacionado con los negocios no da derecho a deducciones empresariales.

Hay muchas combinaciones, por supuesto. Si vuelas a Hawai para una exposición de arte y luego pasas otra semana para trabajar en tu bronceado, tus gastos de viaje están cubiertos, así como los gastos permitidos durante la parte de negocios del viaje. Sólo los gastos de la semana de vacaciones no son deducibles.

Los gastos para tu cónyuge y tu familia deben tratarse con mucho cuidado. Si tu cónyuge participa activamente en tu negocio, te ayuda a montar y desmontar tu exposición, etc., los gastos del cónyuge son deducibles. Sin embargo, aunque tus hijos se encarguen de las tareas de tu empresa, te resultará difícil demostrar al inspector de Hacienda que son esenciales para tu negocio. Los gastos de automóvil suelen ser deducibles. No cambian si conduces solo o transportas a toda la familia.

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Puedes tomar varias precauciones para poder demostrar que tu viaje fue por motivos de trabajo. En primer lugar, establece un itinerario que distribuya tus contactos profesionales a lo largo de todo el recorrido del viaje. Esto no es necesario cuando viajas a una exposición de arte, porque tu exposición en la muestra es, en sí misma, motivo suficiente para recorrer esa distancia. A continuación, escribe a todos los contactos de negocios que piensas ver.

Diles cuándo quieres verlos y de qué quieres hablar. Guarda copias de las cartas en tu expediente fiscal. Pueden probar tus intenciones. Anota todos los contactos comerciales que hayas hecho durante el viaje, a quién has visto, cuándo y dónde, y cuáles han sido los resultados. Por último, lleva un registro preciso de todos los gastos.

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7 razones para viajar por negocios

Aunque tu empresa sea pequeña y local, puede ser útil realizar viajes de negocios al menos una vez al año. Recuerda algunas de las razones por las que puedes ponerte en marcha y planificar tu próximo viaje de negocios:

  1. Teje alianzas estratégicas . Trabajar en red, mediante la cooperación con otras PYMES, puede permitirte reforzar tu negocio. Puedes encontrar nuevos socios, proveedores, clientes o empresas similares a la tuya en otros lugares y explorar formas de trabajar juntos para el desarrollo del grupo.
  2. Ampliar el negocio Visitar otras ciudades te facilita encontrar nuevos mercados para vender o instalarte. Empieza a pensar en grande y haz crecer tu negocio .
  3. Compara y aprende de otras empresas. Es cierto que quizá no puedas convertirte en Disney o en la mayor cadena del mundo en tu campo, pero compararte con empresas que hacen las cosas bien puede darte perspectiva para encontrar oportunidades de mejora. La técnica del benchmarking es ideal para aplicarla después de visitar otras empresas. Solicite entrevistas o visitas guiadas cuando pueda, o pase por los negocios como cliente.
  4. Participa en ferias y congresos. Mantenerse al día en el sector, descubrir tendencias, establecer vínculos con potenciales clientes y proveedores, formarse o darse a conocer son algunos de los principales objetivos que se pueden conseguir en las numerosas ferias y congresos que se desarrollan en el país o en el extranjero. Aunque no participes con un stand, hay muchas formas de aprovechar una feria.
  5. ¡No hay nada como estar cara a cara! Aunque en tiempos de supercomunicaciones es posible escuchar, ver e interactuar a distancia, no existe el encuentro personal para cerrar un negocio, una alianza o un acuerdo comercial. Organiza tus viajes para visitar a clientes y proveedores o participa en desayunos de trabajo, reuniones, cenas de empresa y otros eventos en los que la presencia física sume puntos.
  6. Busca nuevas ideas e inspiración. Los viajes son siempre una fuente de novedades. Aunque no tengan un objetivo concreto, facilitan la creatividad, la observación, la detección de tendencias y la reflexión. Sumérgete en una cultura diferente, conoce gente nueva y explora mercados desconocidos (no hace falta que viajes al otro lado del mundo, otro barrio o ciudad también puede ser inspirador).
  7. Combina negocios y placer. Quizás con el día a día de una PYME a cuestas sea difícil separar el tiempo para tomar vacaciones . Los viajes de negocios son una oportunidad para salir de la rutina.
  8. Añade a tu viaje un viaje de compras, un paseo guiado, una visita a un museo, un día de spa o alguna otra experiencia local. Si tienes tiempo y dinero, puedes ¡invitar a un familiar o amigo y hacer el viaje!

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