Por qué fracasa un proyecto de software dentro de una empresa

Pese a que es sencillo encontrar software de gestión de proyectos por doquier –  así como herramientas de colaboración interna y externa – capaces de ayudar a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo, sacarle provecho no es tan fácil. En primera instancia, es necesario saber con exactitud lo que se necesita, pues la variedad de opciones tiende a generar confusiones, unido a la falta de experiencia, puede dar como resultado el fracaso que terminará acarreando más gastos ¿la solución? contratar una empresa que lo gestione todo.

¿Qué tan bueno es contratar una empresa especializada en software de gestión de proyectos?

Si bien la contracción de un programador – e incluso, el uso de software de gestión de proyectos – es una idea viable dentro de cualquier empresa, lo cierto es que lo barato puede salir caro; en efecto, de colaboración interna o externa, gratuitos o de pago, son herramientas capaces de contribuir considerablemente a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo, pero de no saber utilizarlos, también pueden implicar una mala pasada; es ahí donde el outsourcing empresa y la deslocalización, llegan al socorro. 

Contratar una empresa especializada que gestione todo implica mayores probabilidades de efectividad, sin apartar el nivel de seguridad que supone respecto a hacerlo por cuenta propia o con la ayuda de un programador.

La planificación lo es todo en un proyecto de software:

Ajustarse a un plan no solo implica hacerse de una visión de conjunto en la que evitar malos entendidos, sino que permite delegar tareas a fin de que cada quien tenga claro su trabajo y responsabilidades; para ello, es necesario:

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  • Tareas sencillas de crear y muy bien definidas dentro de la estrategia, misma que debe estar abierta a posibles cambios, sea en la asignación de nuevas actividades, prescindir de algunas o modificar el personal que las desempeñe.
  • Un calendario de equipo compartido que además de transparencia, favorezca el trabajo en equipo.
  • La asignación de prioridades, a fin de diferenciar los proyectos de mayor relevancia, ordenándolos de manera correcta y estructurada.

¿Cuál es el objetivo y las funciones de la gestión de proyectos?

La empresa encargada de gestionar proyectos software persigue una meta en general: canalizar – de manera eficiente y productiva – el trabajo de los desarrolladores a fin de guiarlos en pro de que el proyecto en cuestión triunfe ¿Qué implica el éxito? la correcta gestión de los procesos necesarios para cumplir con las demandas de los involucrados.

Atendiendo a ello, su función es la de planificar todo el proceso de desarrollo del producto, a la par que se encarga  de llevar a cabo un seguimiento del trabajo a través de cual corroborar el cumplimiento de los estándares pautado en la agenda prevista, sin que además se sobrepasen del presupuesto. ¿Cómo lo logra? por medio de la integración de una metodología perfectamente definida, con medidas repetibles y confiables en las que se estimen tiempos de ejecución y costos.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos de software dentro de una empresa?

Simple, corresponde al primer eslabón del proceso de ingeniería de software con el que enfrentar ciertos problemas, entre los que se destacan:

  • Requerimientos incompletos e incompletos.
  • Dudas respecto a la dimensión y complejidad del proyecto de software.
  • Planificaciones no ejecutadas por la falsa idea de representar una pérdida de tiempo o que su alteración devendría un cambio radical en la estrategia.

¿Cuál es la función del gestor de proyecto Software?

La figura del gestor o directivo de un proyecto software corresponde a la persona responsable de su ejecución; esto quiere decir que deberá tener claras y seguir, cada una de las fases del SDLC por las que el software pasará, siguiendo de cerca, el proceso de desarrollo; asimismo, es el encargado de preparar y ejecutar los diferentes planes o estrategias organizando los recursos necesarios e idóneos.

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Para ello, habrá de mantener comunicación constante con todos los integrantes del equipo de trabajo a fin de dirigir asuntos vinculados a recursos, disponibilidad, presupuesto, tiempo, costes,  calidad y satisfacción del cliente; de manera que, aunque no se involucre directamente en la producción del producto final, tendrá que controlar y dirigir las actividades incluidas en dicha fase.

Esta es la razón por la que contratar un programador no siempre resulta una buena idea; y es que decantarse por una empresa de gestión de proyecto software, supone evitar los riesgos que conducen al fracaso de un proyecto ¿Cuáles son? descúbranse a continuación:

1.      Mala gestión y dirección de proyectos:

Es aquí donde entra en juego la importancia de saber escoger quién se encargará de gestionar el proyecto, ya que de su correcta elección, depende en gran medida, el éxito; debido a que el triunfo está igualmente sujeto a un método compuesto de normas, procedimientos y herramientas de planificación resulta imperioso apoyarse más que en una herramienta de software, en personal capacitado para llevarla a cabo ¿la mejor opción? contratar una empresa especializada en la materia, que designe cada tarea a las personas adecuadas estableciendo metas y responsabilidades bien definidas.

2.      Fallas en la comunicación:

No solo los informes objetivos y la implicación de agentes externos como proveedores resultan cruciales al momento de mantener la cadena de comunicación que sostiene un proyecto de software, sino que se hace necesario el contacto fluido con socios y clientes. Cada acción – por mínima que sea – cuenta, haciendo imperioso llevar una agenda en la que controlar actas de las reuniones y los parámetros que permitan planificar el tiempo.

3.      Falta de alineación entre socios o inversores:

Este error recurrente principalmente aplica en los proyectos conformados por socios de distintas empresas, y más cuando difieren sus motivaciones; el establecimiento de la confianza y conexión entre todos es elemental, de lo contrario se compromete el éxito de los resultados.

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En este sentido, es necesario promover iniciativas concretas que afiancen los lazos y la comunicación entre socios y accionistas ¿cómo? a través de reuniones en las que intercambiar opiniones y llevar nota de las expectativas; de hecho, está comprobada la importancia de tener al menos una reunión con los socios y miembros del equipo, en las primeras etapas de los proyectos de software.

4.      Mala metodología y herramientas:

Es un hecho, son los proyectos basados en una metodología y marco que incluye herramientas de gestión de proyectos los que suelen tener éxito; la razón de ello se explica en su enfoque, puesto que persiguen potenciar la efectividad a la par que se economiza tiempo automatizando actividades.

5.      Falta de capacidad, destrezas, conocimiento o la no adaptación al cambio:

Este es otro de los motivos por los que se aconseja la contratación de un programador respecto a una empresa que lo gestione todo, prever la existencia de situaciones en las que algún integrante del equipo no cuente con los conocimientos requeridos para sacar adelante el proyecto. Si bien los cursos de formación dentro de los plazos y tiempos globales del proyecto ayudan un poco, resulta más conveniente contar con el factor humano dotado de recursos adecuados.

¿Cómo alcanzar el éxito en un proyecto de desarrollo?

A grandes rasgos, incrementar las probabilidades de triunfar en la ejecución de proyectos de software está vinculado a enfocarse en las actividades de gestión en general; en efecto, al principio puede resultar desalentador el caer en cuenta de las posibilidades que indican la reprogramación de múltiples aspectos e inclusive, del fracaso del proyecto como tal, pero no es algo que detenga a los gestores proactivos.

Las compañías especializadas tienen claro que con una buena planificación, tareas bien asignadas, metas concisas y comunicación efectiva, es posible sobreponerse a las dificultades sin importar el nivel de complejidad del proyecto; bastará con saber prever y reconocer las trampas del camino que supongan retrasos a mediano o largo plazo.

La peor equivocación: no ponerse en manos de un profesional:

Como se comentaba arriba, un error recurrente – en especial, en las pequeñas empresas – es dejar de acudir a un experto o profesional que le guie al momento de buscar solución a sus necesidades informáticas; quizá esto tenga mucho que ver con la cantidad de herramientas disponibles para la gestión de proyectos, anudado a la falta de presupuesto o la creencia de poder apañarse solos. ¿Qué tan rentable es esta decisión?

Los hechos demuestran que, exceptuando aquellas personas que cuentan con conocimientos reales vinculados a todas las fases – elección, implantación y mantenimiento de soluciones – la decisión de no acudir a una empresa especializada puede salir más caro que la inversión que supondría su contratación, y es que son contados los casos en los que, bajo esas circunstancias, se consigue un engranaje tan perfecto como el que diseñaría un profesional.

El profesionalismo y capacidad se traduce en mayor eficiencia y, por tanto, en dinero, si bien será necesario invertir capital en una consultoría informática, se tendrá la ganancia de incrementar a diario el grado de eficiencia, haciendo el trabajo más ligero y con mejores resultados.

En palabras más simples, intentar apañarse solos  o con programas gratuitos, en vez de buscar ayuda u orientación profesional, disparan las probabilidades de conseguir resultados poco favorables.

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